Bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Call Centern, die qualifizierte Leads meist in einfachen Excel Listen liefern, kann es beim Verarbeiten und Importieren der Daten häufig zu einem hohen manuellen Aufwand für Unternehmen kommen.
Importieren auch Sie Daten aus externen Quellen zu Salesforce oder pflegen diese manuell im System ein? Das folgende Kundenbeispiel zeigt, dass es sich auch beim Importieren von externen Daten zu Salesforce lohnt abzuwägen, ob ein bestehender Importprozess durch die Nutzung des B2B Marketing Automation Tools Pardot optimiert werden kann – dafür sprechen sowohl zeitliche als auch finanzielle Gründe.
Die Problemstellung: Hoher manueller Aufwand
Das international agierende Unternehmen aus unserem Kundenbeispiel arbeitet weltweit mit unterschiedlichen Telemarketing Agenturen zusammen. Diese Agenturen generieren als Partner des Unternehmens neue Leads. Vor der Prozessoptimierung hat das Unternehmen die Leads in Form von Tabellen von den Telemarketing Agenturen erhalten. Diese Daten wurden von Mitarbeitenden in der Marketingabteilung des Unternehmens manuell in Salesforce importiert. Erst nach diesem manuellen Import in Salesforce haben die Sales-Mitarbeitenden die neuen Leads erhalten, um diese weiter zu bearbeiten.
Dieser täglich wiederkehrende Prozessablauf stellte einen hohen manuellen Aufwand für das Unternehmen dar. Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir einen technischen Weg entwickelt, der die Mitarbeitenden der Marketing- und Sales-Abteilung des Unternehmens entlastet und den Datenimport an die externen Dienstleister auslagert.
Die Lösung: Anbindung externer Telemarketing Agenturen an Salesforce durch Pardot
In Zusammenarbeit mit einem Web-Entwickler wurde ein geschützter Upload-Bereich auf der Website geschaffen, in dem die Telemarketing Agenturen ihre Lead Listen hochladen können. Dieser Upload-Bereich ist mit Pardot über die Form Handler Funktion verbunden. Im normalen Gebrauch wird der Pardot Form Handler zur Integration von Website-Formularen genutzt, die über das Website-CMS aufgesetzt worden sind. In dieser speziellen Verwendung wird in erster Linie die Datenpost-Funktion verwendet, um alle Lead-Daten aus den Excel Listen im passenden Format an Pardot zu senden. Durch diesen integrierten Upload-Bereich auf der Unternehmenswebseite können nun externe Partner des Unternehmens die generierten Lead-Datensätze in Pardot hochladen – ohne manuelles “Getippe”. Die Leads werden durch den Upload direkt und automatisch im passenden Format zuerst in Pardot mit weiteren Daten angereichert und dann direkt an die zuständigen Sales Mitarbeitenden übergeben. Ist ein persönlicher Termin gewünscht, werden automatisch eine Aufgabe und ein Kalendereintrag erstellt. Der vorherige Weg über einen manuellen Import der Daten zu Salesforce wird so umgangen und die bisher dafür zuständigen Mitarbeitenden können sich anderen Aufgaben widmen.
Fazit und Kontaktaufnahme
Der Aufwand der Prozessoptimierung ist im Vergleich zu den Ressourceneinsparungen für ein Unternehmen nicht hoch. In dem beschriebenen Prozess wird außerdem keine komplexe Schnittstelle zwischen Salesforce und einem externen Tool der Telemarketing Agenturen benötigt. Die Telemarketing Agenturen haben lediglich den Ablageort der qualifizierten Lead-Daten geändert.
Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrem Datenimport Prozess in Salesforce oder Pardot? Wir stehen Ihnen gerne zur Seite. Klicken Sie hier, um Kontakt mit unseren Pardot Experten aufzunehmen.
Dieser Blogartikel dient zum reinen informellen Zweck und stellt keine Rechtsberatung dar.
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