Marketers haben großes Interesse daran die eingehenden Lead-Datensätze schnellstmöglich zu bearbeiten. Demgegenüber setzt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) voraus, dass für die Bearbeitung privater Daten von Einzelpersonen eine valide Einwilligung vor Kontaktaufnahme einzuholen ist. Immer wieder werden wir von unseren KundInnen gefragt, wie Sie eine DSGVO-konforme Newsletter Anmeldung mit der B2B Marketing Automation Plattform Pardot von Salesforce umsetzen können.
Wie wird eine DSGVO-konforme Newsletter Anmeldung erstellt?
Jeder kennt sie und fast jedes Unternehmen nutzt sie – Newsletter. Newsletter werden von Unternehmen verwendet, um die Markenbekanntheit zu steigern, bestehenden Kontakten aktuelle Neuigkeiten zukommen zu lassen und Nähe zu schaffen. Aus Benutzersicht sollte das Newsletter Anmeldeformular an einem zentralen Ort auf der Unternehmenswebsite positioniert sein. Die eigentliche Anmeldung findet über ein integriertes Formular statt. Die/der Besuchende füllt die Felder im Newsletter Formular aus, typischerweise den Vornamen, Nachnamen und E-Mail Adresse. Per Klick auf den “Sende”-Button konvertiert der/die BesucherIn zum/zur AbonnentIn – ein simpler Prozess. In Anlehnung an die 2018 in Kraft getretene DSGVO Verordnung reicht dieser Prozess jedoch nicht aus und Unternehmen mit Sitz in der EU müssen die Einverständnis der/des Empfange nachweisen können. Dies bedeutet, dass ein Newsletter ausschließlich an datenschutzkonforme Adressen versendet werden darf. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, die Zustimmung für die Datenverarbeitung und Werbekontaktaufnahme Ihrer Newsletter Abonnenten einzuholen.
Wie wird eine DSGVO-konforme Newsletter Anmeldung in Pardot erstellt?
Immer dann, wenn eine/ein BesucherIn ihre/seine persönlichen Daten in einem Formular ausfüllt, muss zusätzlich eine Zustimmung für die Verarbeitung dieser Daten erfolgen. In Pardot erstellen Sie dafür am besten eine neues Feld als Checkbox und integrieren dieses in Ihr Newsletter Formular. Achten Sie darauf, dass dieses Feld als ein Pflichtfeld zu hinterlegen ist und auf Ihre Datenschutzerklärung im Hinweistext verlinkt.
Bestimmt haben Sie schon mal von der Double Opt-In (DOI) Zustimmung gehört. Die Double Opt-In Zustimmung wird innerhalb des Permission Marketings für die Zustimmung zur Werbekontaktaufnahme verwendet und sollte für die Newsletter Anmeldung unbedingt berücksichtigt werden. Anders als beim Single Opt-In Prozess, bei dem nur eine Zustimmung per Checkbox am Formular für die Zustimmung notwendig ist, wird beim DOI auf ein zweistufiges Verfahren gesetzt. Der einfachste Weg um einen DOI Prozess in Pardot abzubilden, ist eine Kombination aus Autoresponder E-Mails, getrackten Links und Landing Pages*. Darüber hinaus ist es empfehlenswert ein benutzerdefiniertes Feld, z. B. DOI Zustimmung, zu erstellen, welches beim Klick auf den getrackten Link bestätigt werden sollte und somit DSGVO-konform auf dem jeweiligen Datensatz einsehbar ist.
Was muss außerdem bei einer Newsletter Anmeldung gegeben sein?
Neben der Newsletter Anmeldung muss die/der potentielle KundIn ebenso die Möglichkeit haben, sich vom Newsletter abzumelden. An dieser Stelle kommt der Opt-Out, das Pendant zum Opt-In, ins Spiel. Glücklicherweise hat Pardot bereits einen Standard Opt-Out Prozess berücksichtigt: In jeder versendeten E-Mail muss eine Verlinkung zur Newsletter Abmeldung inkludiert sein. Dafür bietet Pardot zwei verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie die Unsubscribe Page verwenden. Wenn/die potentielle Kundin/der potentielle Kunde auf die Unsubscribe Page klickt, findet eine automatische Abmeldung von allen Newsletter E-Mails statt. Zum anderen gibt es die Preference Page. Hierüber haben UserInnen die Möglichkeit, sich von einzelnen Newsletter Themen an- und abzumelden. Grundsätzlich findet die übergeordnete Abmeldung über das Opt-Out Feld statt.
Benötigen Sie Unterstützung bei der DSGVO-konformen Umsetzung Ihrer Newsletter in Pardot? Wir stehen Ihnen gerne zur Seite. Klicken Sie hier, um Kontakt mit unseren Pardot Expertinnen und Experten aufzunehmen. Dieser Blogartikel dient dem rein informellen Zweck und stellt keine Rechtsberatung dar.
*Eine Autoresponder E-Mail ist eine E-Mail Vorlage, die automatisiert versendet wird. Ein Custom Redirect wird verwendet, um Klicks auf Websiten, die außerhalb von Pardot gehostet werden, getrackt werden sollen. Eine Landing Page ist wiederum eine einzelne Website, die für bestimmte Marketingzwecke verwendet wird.
